Kadry i płace

Jesteśmy profesjonalną firmą, która zajmuje się kompleksową obsługą działu kadr i płac. Jako pracownicy tego działu, mamy wiele odpowiedzialnych obowiązków, którym musimy sprostać. Przede wszystkim to kadry muszą zatroszczyć się o dobro pracowników, dzięki czemu będą oni rzetelnie i chętnie pracowali. To właśnie w tym dziale prowadzona jest cała dokumentacja dotycząca zatrudnionych w firmie osób. To także pod nadzorem kadr tworzone są umowy o pracę, składane wnioski urlopowe, przeprowadzane są badania okresowe, wypowiedzenia z pracy oraz zwolnienia lekarskie, a przede wszystkim przelewane są wynagrodzenia. Do obowiązków kadr zalicza się także kontrolę przepracowanych godzin przez danego pracownika. Ponadto dział kadr i płac ma za zadanie współpracować z różnorakimi instytucjami. To właśnie kadry prowadzą kluczową dokumentację związaną m.in. z urzędami skarbowymi lub Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W zakresie kompleksowej obsługi kadr i płac oferujemy poniższe czynności.

Prowadzenie akt osobowych

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników zostały szczegółowo opisane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z zawartymi w rządowym dokumencie przepisami, akta osobowe powinny składać się z pięciu części. Są to:

Część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli osób rekrutujących na dane stanowisko.

Część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, to jest osób, które są zatrudnione w firmie.

Część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby, czyli osób, które zostały zwolnione albo same złożyły wypowiedzenie.

Część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, takich jak np. narkotyki.

Kontrole zwolnień chorobowych

Nie każdy pracownik zdaje sobie sprawę, że pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby. Zapisano to w art. 92 Kodeksu pracy, który mówi, że pracownikowi niezdolnemu do wykonywania obowiązków służbowych przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Pracodawca może zlecić kontrolę pracowników, którym wypłaca zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne. Dotyczy to tych pracodawców, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Jeśli liczba ubezpieczonych jest niższa, to występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, za które pracownikom należne są zasiłki chorobowe i opiekuńcze lub też świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który odpowiedzialny jest za wypłacanie tychże zasiłków pracownikom.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy bez względu na zatrudnioną liczbę pracowników. Nawet zatrudnienie jednego pracownika wymaga prowadzenia dla niego indywidualnej, imiennej ewidencję czasu pracy, niezależnie od tego, czy jest to umowa o pracę, umowa-zlecenie, mianowanie, powołanie czy wybór. Przepisy prawa pracy nie przewidują ani też nie precyzują okresów, w jakich powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. W gestii pracodawcy pozostaje to, jak długi okres będzie objęty ewidencją. Głównym celem prowadzenia ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Każda ewidencja czasu pracy powinna zawierać informację o liczbie godzin pracy wypracowanych przez pracownika. Oficjalne rozporządzenie określa to jako ewidencję pracy w poszczególnych dobach roboczych. Oznacza to jednak konieczność ewidencji każdego przepracowanego przez pracownika czasu, dotyczy to również pracy w niedzielę i święta, w porach nocnych, w godzinach ponadliczbowych, a także w dni wolne od pracy, które wynikają z pięciodniowego tygodnia pracy. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy, a także inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Dodatkowo w stosunku do pracowników młodocianych w ewidencji należy uwzględnić czas ich pracy przy pracach wzbronionych.

Za nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy grożą pewne konsekwencje. Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. W takim wypadku inspektor pracy, stwierdzając wykroczenie, może w ramach tzw. postępowania mandatowego, nałożyć karę grzywny w wysokości nawet do 2 000 zł lub w charakterze oskarżyciela publicznego wystąpić przed sądem o nałożenie kary grzywny do wysokości 30 000 zł. Jeżeli z czynności kontrolnych inspektora wynika, że ewidencja została sfałszowana, to może on w takiej sytuacji wystąpić do prokuratora z wnioskiem o podejrzenie popełniania przestępstwa.

Sporządzanie dokumentów kadrowych

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy działy kadr mają obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika. Zgodnie z polskim prawem, są to:

• dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumentacja związana z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego;
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Gdy dokumentacja nie będzie prowadzona rzetelnie, to odpowiedzialność za to ponosi pracodawca. Jednak może one wyciągnąć konsekwencje wobec działu kadr. Są trzy rodzaje odpowiedzialności: odpowiedzialność służbowa, która ma miejsce wtedy, kiedy kadrowa nie wypełniła konkretnego obowiązku, np. nie prowadziła akt pracownika. W tej sytuacji można ją pozbawić tzw. premii uznaniowej. Kolejna to odpowiedzialność materialna – występuje wówczas, gdy została wyrządzona szkoda materialna na rzecz firmy lub innego pracownika, z winy kadrowej. Trzecia to odpowiedzialność porządkowa, która występuje w przypadku nieprzestrzegania ogólnych przepisów i zasad panujących w firmie. Karą jest upomnienie lub nagana.

Sporządzanie list płac, ZUS

Przy sporządzaniu listy płac należy pamiętać o kilku istotnych elementach, których nie może zabraknąć w dokumentacji. Musi się w niej znaleźć nazwa pracodawcy, okres rozliczeniowy, data wypłaty wynagrodzenia, nazwa listy płac, własnoręczne podpisy osób sporządzających dokument i wyszczególnienie składników wynagrodzenia. Jednak w przypadku, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w gotówce, na liście płac musi także znaleźć się jego podpis wraz z datą otrzymania środków finansowych.

W przypadku większych przedsiębiorstw, dział kadr i płac zazwyczaj korzysta z programów kadrowo-płacowych, których użytkowanie na tym stanowisku jest często niezbędne. Programy te pozwalają na automatyzację pracy, szybką reakcję na zmianę wymogów prawnych czy prostsze zarządzanie dokumentacją, na przykład e-aktami pracowniczymi. W większości przypadków osoby odpowiedzialne za sporządzanie listy płac mają do czynienia z dwoma sytuacjami dotyczącymi pracowników, czyli gdy przychód jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS, lub gdy przychód jest zwolniony ze składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu, np. gdy pracownikowi jest udostępniane mieszkanie służbowe albo dofinansowanie wypoczynku dziecka ze środków bieżących.

Dla przeciętnego pracodawcy prowadzenie tak rozległej dokumentacji może być skomplikowane, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybór doświadczonego biura, które zajmie się kompleksową obsługą kadr. My zrobimy to rzetelnie, profesjonalnie, a przede wszystkim zgodnie z obowiązującym prawem.